如何舉辦好一場活動

如何舉辦好一場活動?最詳細步驟全部告訴你!

協辦第一次百人活動時,我還記得我很興奮的搭著高鐵,想著竟然可以去其他縣市出差,結果會後會的檢討嚇死我了,第二次百人活動,我前一天晚上做了惡夢,搭著高鐵是帶著要去打仗的心情……

舉辦活動並沒有想像中的那麼簡單,活動事前準備、活動中注意事項及活動後檢討優化,都有很多瑣碎卻重要的步驟,這篇文章要一次分享給你!

活動前

1.開啟專案計畫

  • 目的:是為了增加品牌知名度還是招募更多使用者,宣傳產品、讓使用者試用產品等。
  • 參加對象、場次規劃:預計招募的參加對象,以目標客群去定義,身份、年齡或是興趣,接著可以規劃場次,一季或是一年有幾場,是不是分別在不同的地區。
  • 預估目標:預計有多少人報名,多少人會參加,多少人會試用到產品,或是多少人會購買,購買人數佔參加比率多少。
  • 預算規劃:基本上花費最多的會是場地、製作物、人事等大項,其他還有運費、交通費、宣傳廣告費等。
  • 主題設計與流程:針對目的及參加對象去設計活動主題,以及流程,要時時檢視這個活動或簡報內容對參加者的價值是什麼。
  • 執行時間點:以終為始的方式往前推執行時間點,什麼時候前期準備要完成,什麼時候開始招募等,可以製作甘特圖以便執行。
  • 宣傳方式與準備:是要線上招募還是實體招募,如果一定時間點沒有到預期人數那要投廣告嗎?

專案計畫以上的幾個大項都想好之後就可以實際開始規劃與執行了。

活動專案計畫
開啟活動專案計畫

2.租借場地

先確認想要多少人來參加活動,找尋該地區可容納理想人數的場地,再與該場地確認時間,可以用幾月的平日、週末及預期時段(早上、下午、晚上)去談,跟場地確認物資、停車等等事項,這裡提供場地確認事項excel表給大家參考,確認租借之後請場地提供場地平面圖、實體照,然後就可以簽合約了。

場地租借確認事項
場地租借確認事項參考

3.物資規劃清單

列出所有活動所需的物資,可以用活動流程來審視所有物資,需不需要製作展架、有沒有要抽獎,有沒有異業合作,異業可以提供任何物資或宣傳物等,列出來之後,確認負責人以及物資目前狀況,這裡也提供物資規劃清單excel供參考。

物資規劃清單
物資規劃清單參考

4.報名

如果是線上報名的話可以用google表單或是survey cake。

  • 報名表:上面要放上哪些內容,活動的介紹、議程表,以及參加誘因,參加者可以得到什麼內容、主講者的經歷,甚至是抽獎獎項等,然後設定參與者填寫基本資料欄位。
  • 報名時間:多久以前要開始宣傳,招募不夠人要不要投廣告,多少人就報名截止等,報名人數活動前兩週左右需要每天更新,確保自己有處理報名資料的時間,像是刪除重複報名名單、檢查報名資格。
  • 報名成功提醒:活動當週需要事先寄確認信或是打電話提醒參加者,場地規範或是需不需要帶電腦等活動資訊,也可以請參加者確認會有幾人參加,以便控制參加人數。

5.行前會

  • 工作內容:將所有工作人員聚集起來,布達注意事項,有哪些工作內容,內場外場的工作分配,負責人是誰,在活動中所扮演的角色是什麼等,過一遍流程及說詞,流程可以做小抄放在名牌後面。
  • 角色扮演:主持人及工作人員可以做角色扮演,實際演練再彼此給建議,以及做簡報的確認、潤飾。
  • 活動紀錄:活動花絮的拍照、攝影如何安排,再來就是提醒當天的穿著、集合時間、到場時間、佈置時間等。

6.活動回饋機制

實體活動是收集名單的重要管道,這些資料一定要妥善運用,可以設計活動QA,可以用即時線上問答Sli.do 讓大家可以到上面發問(Sli.do使用說明),活動尾聲也可以請他們填寫問卷,實體或是google表單,以利後續分析活動成效,也可以讓後續CRM運用。

活動中

到達場地之後,按照會前會的場地平面圖快速佈置場地,之後讓自己有時間習慣場地,空閒時間在腦海中跑流程,在活動當中難免會發生預料之外的事情,這時候危機處理的能力就很重要,當下先判斷這件事的緊急性,會不會影響到後續活動進行,活動前就要先知道誰是有決定權的人,全場工作人員保持良好的溝通。

活動後

除了收拾場地,也要按排時間檢討當天活動舉辦狀況,提出自己觀察到了什麼並給出建議,提供之後舉辦活動改進,還有算回收的問卷數量,統計活動多少人購買產品等,事先整理物資運回清單,就可以快速打包物資貼上運送資訊。

名單處理:後續名單回來的處理,如果有訂購產品,就在保證時間處理完畢,還有將問卷做後續分析,做後續改善建議整理,並將名單匯入CRM。

舉辦一個活動需要很多人共同的努力,還記得當初主管告訴我,舉辦活動沒有想像中的可怕,只是有很多瑣碎的事必須辦好,實體活動是可以見到消費者本人的機會,對行銷人之後想素材也會更有感,所以帶上你的細心,一起為品牌打造一場讓人印象深刻的活動吧,希望以上的分享有幫助到大家~❤


4 則迴響

  • 斯冰菊

    4 月 27, 2020

    我參加過很多次的活動,基本上性質都很類似;但是我都無法一窺主辦單位背後的運作模式和秘辛。謝謝格主讓我得以恍然大悟,原來要將一場活動辦得圓滿成功,是要付出比極致心血還要掏心掏肺的熱誠和技巧;我之後參加類似的活動,都會將這些知識銘記在心。對了,HAPPY BIRTHDAY。

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  • Roy

    4 月 27, 2020

    好實用!謝謝分享!

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  • Sora

    4 月 27, 2020

    辦一個活動真的很不容易耶!但是沒想到細節方面還有那麼多要注意的,光是停車折抵就覺得不可思議,看來在辦活動的時候,真的不能放過任何細節。
    這也才瞭解到每場活動背後的心血!

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  • Vincent

    5 月 1, 2020

    對要辦活動的人來講真的很有幫助!

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